Teknik Akurat Dalam Pengambilan Keputusan

 

Perspektif Waktu:
Sebelum mengambil keputusan, kita harus bertanya: "apakah keputusan itu betul-betul penting?"
Urgen: berhubungan dengan hal-hal yang mendesak. Harus sekarang!
Penting: berhubungan dengan hasil, yang lebih baik, untuk jangka panjang.

Syarat Pengambilan Keputusan

Mendefinisikan masalah yang dihadapi, bukan memberikan jawaban. 

Mengeluarkan dan mendiskusikan pandangan-pandangan yang berbeda. 

Mencari sejumlah alternatif sebelum menemukan jawaban yang benar. 

 

Sumber Informasi:

Data sejarah; meliputi informasi yang berkaitan dengan kegiatan, hasil, masalah dan penyelesaiannya pada masa lalu. 

Data perencanaan; membandingkan hasil dengan tujuan yang seharusnya dicapai. 

Data kritik; termasuk anggota tim dan pihak lain. 

Data perbandingan; bandingkan dengan pihak lain yang menghadapi masalah yang sama. 

Proses Pengambilan Keputusan

·   Langkah dalam pengambilan keputusan:
- Susun daftar alternatif.
- Kumpulkan informasi yang relevan.
- Nilailah kegunaan dari setiap alternatif yang timbul.
- Buat keputusan dengan memilih satu alternatif.
·   Analisa keputusan
- Dipengaruhi faktor masa depan.
- Mempertimbangkan dampak.
- Analisa kuantitatif.
·   Pendekatan sistem
- Temukan masalah sebelum menyelesaikannya.
- Menentukan alasan dalam membuat pilihan dan rintangan yang mungkin dihadapi.
·   Proses yang kreatif (know-how)
- Kejenuhan karena terlalu terbiasa.
- Menganalisa dan mempertentangkan ide dari berbagai sudut.
- Inkubasi (gunakan insting dan feeling).
- Sesuaikan ide dengan kebutuhan.
Pengambilan Keputusan Kolektif

Brainstorming

Memiliki tema tertentu untuk melahirkan ide-ide 

Tahapan: 

- Pemberian pendapat masing-masing. 

- Catat (ingat, tanpa kritik! Apa adanya). 

- Penjelasan masing-masing ide (boleh setuju, boleh tidak). 

- Setiap ide dibicarakan dari segi nilai, kelayakan, dan prioritas. 

Kondisi yang kondusif: 

- Adakan brainstorming saat suasana segar. 

- Berikan kebebasan (asumsikan mereka pada posisi yang sederajat). 

- Kecilkan ukuran kelompok. 

- Atur suasana agar bisa saling tatap muka. 

- Atur waktu secara merata, agar dapat terbahas seluruhnya. 

- Catat setiap gagasan, agar semua merasa diterima. 

- Jangan berikan kritik di awal diskusi. 

·

Membuat kesimpulan: 

- Keterbukaan untuk menyampaikan saran dan meminta persetujuan.
- Susun saran menurut prioritas.
- Tanyakan cara-cara untuk melaksanakan saran terbaik.
- Putuskan mana saran yang berpeluang untuk sukses.
- Buatlah resume dari saran-saran yang dipilih secara tertulis.

Musyawarah

·

Musyawarah adalah proses konsultasi di antara mereka yang mengetahui permasalahn yang dibicarakan, dan paling baik diperoleh melalui diskusi diantara mereka yang paling menyadari situasi yang dihadapi. Keputusan bersama diijunjung tinggi dan dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

Pertimbangan paling penting dalam melaksanakan musyawarah adalah perbedaan pandangan. Agar mereka mendapat manfaat sepenuhnya dalam praktek musyawarah, seorang pengambil keputusan yang efektif akan menyusun penolakannya.

Manfaat dari perbedaan pendapat:

- Akan menjaga pengambil keputusan dari pengaruh pemikiran dominan pihak mayoritas.

- Memberikan alternatif untuk dipilih dalam mengambil keputusan.

- Dapat merangsang imajinasi.

Pelaksanaan Keputusan

Mulailah dengan niat baik, sadari konsekuensi dari setiap pilihan keputusan. Keputusan efektif terkait dengan komitmen terhadap konsekuensi pilihan. Libatkan semua pihak terkait. Jadikan pengharapan sebagai dasar pelasakanaan keputusan.

Unsur-unsur pelaksanaan:
- Who (Siapa yang harus melaksanakan)         Pendelegasian wewenang
- Whom (Kepada siapa harus disampaikan)         Menyampaikan keputusan
- What (Apa yang harus dilakukan)            Merencanakan tindakan
- When (Kapan harus dilaksanakan)            Menjadwalkan kegiatan
- How (Bagaimana melaksanakan)            Keterampilan, anggaran

Untuk memastikan bahwa tugas telah dilaksanakan:
- Perhatikan buku saku: buat catatan daftar periksa dan lakukan review secara berkala.
- Dua pekerjaan bukan 50% - 50%, tapi 100% - 100%.
- Kaidah tukang kayu, lebih baik mengukur dua kali daripada memotong berkali-kali.

Tipe orang yang mungkin dihadapi dalam pelaksanaan keputusan:
- Orang yang tahu semuanya: dia mengetahui; anda tidak tahu apa-apa.
- Dikatator: hanya ada satu untuk melakukannya; caranya sendiri.
- Penikam dari belakang: setiap kali anda berpaling, anda akan sekali lagi ditikamnya.
- Orang yang sering mengeluh: dia menemukan kesalahan pada segala hal, kecuali dirinya.
- Pesaing: setiap hari adalah peperangan, dia menang dan anda harus kalah.
- Pemberang: secara psikologis cepat marah dalam waktu yang singkat.    

SUPERVISOR DALAM MANAJEMEN

 

SUPEVISOR adalah Manajer, bagian dari manajemen organisasi/perusahaan. Bagian manajemen yang dikelolanya mempunyai sifat yang unik/khas karena langsung berhadapan dengan pekerja yang langsung menghasilkan produk atau pun jasa. 

a. Sebagai Manajer, ia harus mengelola sumber manajemen, yakni: 

* MAN - MONEY - MATERIAL - MACHINE - METHOD - MARKET 

    ( MANUSIA - UANG - BAHAN - MESIN - METODE - PASAR) 

Top Manajemen mungkin mempertimbangkan INVESTASI (MONEY) dan bagaimana PASAR (MARKET) menyerapnya. 

Untuk itu:

Middle Manajemen mungkin merencanakan MESIN-MESIN (MACHINE) yang dipergunakan dan BAHAN (MATERIAL) disuplai dalam suatu produksi. 

Lower Management/SUPERVISOR harus memperhatikan ORANG-ORANG (MAN) yang menjalankan mesin tersebut dan bagaimana METODE (METHOD) untuk memproduksinya. 

 

b. Sebagai Manajer, ia harus mendorong pencapaian hasil: 

* QUANTITY - QUALITY - COST (KUANTITAS - KUALITAS - BIAYA) 

Quantity (Kuantitas) produksi yang harus terus menerus dimonitor, bukan saja pertahun/bulan, melainkan perminggu/hari bahkan perjam/menit. 

Quality/Kualitas produksi yang harus dimonitor bukan hanya kualitas kerja karyawannya, tetapi juga jumlah produksi yang rusak, pelayanan yang salah atau keluhan (complaint) dari pelanggan. 

Cost (biaya) kuantitas dan kualitas yang dihasilkan selalu dikaitkan pada biaya yang diperlukan untuk menghasilkannya. Supervisor terkait langsung dalam harga pokok. 

c. Sebagai Manajer, ia harus memperhatikan pekerjaan: 

* TECHNICAL - CONCEPT - HUMAN RELATION 

  (TEKNIKAL - KONSEP - HUBUNGAN ANTAR MANUSIA) 

dengan perbandingan sebagai berikut: 

d. Sebagai Manajer, ia harus menjalankan fungsi-fungsi manajemen 

* PLAN - DO - CHECK - ACTION 

PLAN (Rencana) yang harus dijabarkan sedemikian rupa secara rinci dan teknis sehingga para pekerja tinggal melakukannya saja. 

DO (Pelaksanaan) yang harus dikerjakan sedemikian rupa serta membimbingnya sehingga memerlukan kedekatan dengan para anggota tim kerjanya. 

CHECK (Pemeriksaan) yang harus dikerjakan sedemikian rupa secara rinci dan konkrit sehingga perlu sebagai bagian dari pelaksanaan (DO). 

ACTION (Tindakan) yang harus diambil sedemikian rupa, taktis, tepat, cepat dan mengena. 

PERAN SUPERVISOR DALAM ORGANISASI

 

Kedudukan SEPERVISOR ada diantara 2 Polar. Ia mempunyai atasan kepada siapa ia harus melapor dan mempertanggung jawabkan segala kejadian di dalam organisasi yang dipimpinnya. Sebaliknya ia mempunyai bawahan, yakni para pekerja yang ia pimpin dan dalam ruang gerak yang ia harus perhatikan. 

Pada umumnya atasan mengharapkan:

- Hasil produksi yang tinggi 

- Mutu kerja yang baik 

- Biaya produksi yang rendah, dan 

- Tidak ada masalah dalam arti semua masalah dapat diatasi.

Pada umumnya bawahan mengharapkan: 

- Pujian atas hasil kerja mereka yang baik 

- Kebebasan untuk mengutarakan ide atau pendapat 

- Mengetahui perkembangan mereka dan perusahaan 

- Bekerja dengan pemimpin yang bijaksana. 

Ruang gerak yang umumnya membatasi: 

- Peraturan perusahaan dan peraturan pemerintah 

- Hubungan baik sejawat dan para penyalur/pelanggan 

- Tuntutan para pekerja dan perjanjian kerja 

- Harapan keluarga di rumah dan ambisi/kondisi pribadinya. 

Atas dasar pemikiran tersebut, PERAN SUPERVISOR diharapkan sebagai berikut:

S upervisor = Mengelola / menyelia sumber daya manusia 

U tilize = Memanfaatkan secara terpadu sumber daya manusia, uang, bahan, alat, metode dan pasar 

P lan    = Merencanakan pekerjaan, sasaran dan komunikasi 

E nforce    = Memberlakukan peraturan, kebijakan dan standard 

R elate    = Berhubungan dengan bawahan secara individual maupun kolektif 

V alidate    = Mengesahkan hasil karya, promosi dan pemindahan bawahan 

I nstruct    = Melatih dalam metode, prosedur, keterampilan dan keselamatan kerja 

S how    = Menunjukkan kepemimpinan yang benar dan keteladanan yang baik 

O rganize    = Mengorganisasikan seksi dan operasinya 

R egulate    = Mengatur manusia, proses dan sumber lainnya. 

Untuk itu SUPERVISOR harus mampu ber KOMUNIKASI secara efektif, agar dapat menghidupkan DINAMIKA KELOMPOK sehingga dengan demikian KEPEMIMPINAN nya sanggup untuk meMOTIVASI bawahan dalam melaksanakan PERENCANAAN & PENGENDALIAN yang disusunnya dengan memperhatikan KESEHATAN & KESELAMATAN KERJA. 

Untuk meningkatkan bawahannya, SUPERVISOR harus menyadari perlunya PELATIHAN dan secara terus menerus memberikan BIMBINGAN & PENILAIAN KARYA serta membina DISIPLIN individu maupun kelompok. 

Untuk memudahkan penyimpanan, pengolahan dan pencarian data, seorang SUPERVISOR perlu menguasai DATA PROCESSING. 

Dan akhirnya Masalah dan Persoalan merupakan tantangan Supervisor yang harus dapat melakukan PEMECAHAN MASALAH dan PENGAMBILAN KEPUTUSAN terutama MASALAH MANUSIA yang menjadi tanggung jawabnya.